Văn phòng ảo đang là xu hướng mới của nhiều công ty và các freelancer tự do. Có lẽ những năm trở lại đây ít nhiều chúng ta đều nghe đến cụm từ này rồi. Tuy nhiên Văn phòng ảo là gì? Dịch vụ vụ cho thuê văn phòng ảo là gì và nên thuê ở đâu uy tín. Hôm nay Thế giới Giải trí sẽ giải đáp tất tần tật những vấn đề này nhé!
Văn phòng ảo – Xu hướng làm việc mới
Trước tiên cần phải làm rõ, đây là một cụm từ chỉ nơi làm việc. Chứ không phải mục đích phục vụ sống ảo như nhiều người hay đùa.
Văn phòng ảo (Tiếng Anh là Virtual Office) là thuật ngữ dùng để chỉ hình thức cho thuê văn phòng đại diện mà trong đó mọi thông tin giao dịch đều được chuyển hướng về trụ sở chính. Nói nôm na thì đây là loại hình dịch vụ cung cấp cho công ty sử dụng những thông tin profile cần thiết như: địa chỉ giao dịch, số điện thoại, số fax, thậm chí là các nhân viên làm việc theo hợp đồng, lễ tân tiếp khách, đặt biển hiệu công ty hay kế toán báo cáo thuế v…v…
Văn phòng ảo cho phép người sử dụng sở hữu được các tiện ích như một văn phòng thực sự. Ngoài bộ phận tiếp đón, còn có phòng làm việc, phòng họp và những tiện ích văn phòng đi kèm. Có lẽ nhiều người sẽ quen thuộc với định nghĩa của Co-Working – Space. Tuy nhiên điểm khác nhau chính là Co-Working nhắm đến đối tượng là những khách hàng cá nhân. Freelancer là chủ yếu, hoặc những hội nhóm nhỏ. Còn với văn phòng ảo, họ nhắm tới các doanh nghiệp lớn. Tiện ích ở đây đương nhiên cũng vượt trội cho với 1 Co-working thông thường.
Lợi ích Văn phòng ảo
Mặc dù chỉ là một phương án tạm thời trong giai đoạn chưa có đủ kinh phí thuê hoặc mua mặt bằng. Nhưng Văn phòng ảo vẫn có rất nhiều lợi ích to lớn. Thậm chí một vài công ty start-up thậm chí chuyển đổi từ mô hình thuê nhà đất sang dạng mô hình cơ sở này. Hãy cùng tìm hiểu lý do nhé!
1 – Tiết kiệm những khoản chi phí chưa cần thiết
Một văn phòng chuẩn, thường sẽ tốn từ 30-50% tổng vốn cố định bỏ ra của doanh nghiệp. Chưa kể vào thời đại đất đai đắt đỏ như hiện nay. Sẽ có rất nhiều khoản chi phát sinh thêm so với bản kế hoạch. Chưa kể tới những phần khổng lồ thuộc bộ máy vận hành thời gian đầu. Khi mà doanh nghiệp vẫn chưa có lãi, thậm chí là chưa có doanh thu. Việc chi tiêu quá nhiều vào cơ sở hạ tầng dường như là một cuộc đánh đố lớn.
Văn phòng ảo không chỉ cắt đi nguồn kinh phí đó. Mà bạn thậm chí còn có sẵn một lực lượng các “staff” đã trải qua training nhiều kinh nghiệm. Ngoài chi phí, thứ quý giá nhất chính là “thời gian đào tạo” đã được bù đắp.
2 – Tạo hình ảnh chuyên nghiệp
Một doanh nghiệp, hay công tỳ dù lớn hay nhỏ cũng cần một địa chỉ xác minh uy tín. Nếu như địa chỉ càng thuộc những thành phố, con phố lớn thì uy tín cũng tăng lên. Tuy rằng vẫn là một dạng “mua” địa chỉ. Nhưng các doanh nghiệp có thể sử dụng địa chỉ văn phòng ảo làm địa chỉ đăng ký kinh doanh chính thức, thuận tiện ký kết hợp đồng, gặp gỡ đối tác, training, làm việc v…v…Hoàn toàn hợp pháp.
3- Dịch vụ hỗ trợ đảm bảo
Đội ngũ lễ tân có thể hiểu là bộ mặt đầu tiên của công ty. Không chỉ giúp gây ấn tượng với khách hàng mà còn phản ánh mức độ chuyên nghiệp trong ky năng làm việc. Với văn phòng ảo, doanh nghiệp không cần mất thời gian thuê và đào tạo. Đã có sẵn đội ngũ lễ tân và nhân viên đại diện sẵn sàng “follow” mọi yêu cầu mà doanh nghiệp cần.
Bên cạnh đó, các khách hàng còn sở hữu số điện thoại cố định, số fax riêng và tủ đựng tài liệu, bưu phẩm, cùng những tiện ích khác nếu cần.… Việc giao tiếp với các khách hàng và giữa các đồng nghiệp với nhau trở nên đơn giản hơn nhiều.
4 – Hợp pháp tại Việt Nam
Dịch vụ cung cấp văn phòng ảo hoàn toàn hợp pháp. Trong trường hợp các doanh nghiệp muốn sử dụng địa chỉ của nó để đăng ký kinh doanh và thực hiện một số giao dịch tài chính. Thì điều này hoàn toàn hợp lệ.
5- Tiết kiệm thời gian để tập trung kinh doanh
Việc điều hành một cơ sở thuộc về chính mình, tuy rằng có thể chủ động trong 100% các khâu. Thế nhưng trên mặt bằng chung lại là sự lãng phí thời gian vô hạn.
- Thứ nhất, bạn cần một bộ phận kiểm soát chi phí cho các hoạt động vận hành CSVC
- Tiếp theo đó, bạn cần tính toán giá trị khấu hao, giá trị hao mòn và các khoản phát sinh sửa chữa, thuê, cơi nới địa điểm
- Cuối cùng, bạn vẫn phải đối diện “thuế đất” và nhiều chi phí khác
- Thời gian đào tạo nhân viên cũng có thể coi là một vấn đề phụ
Văn phòng ảo sẽ giúp doanh nghiệp cắt giảm 90% thời gian vào những khâu đó. Và như vậy, các nhân viên chỉ việc tập trung hoàn toàn vào công việc kinh doanh, phần doanh thu cùng lợi nhuận trả về chắc chắn sẽ cao hơn.
Đánh giá một số văn phòng ảo uy tín tại Việt Nam
Tại thành phố Hồ Chí Minh
1 – WinPlace – 45 Võ Thị Sáu – Quận 1
Năm tại quận 1, khu trung tâm đắc địa của HCM, đừng hỏi vì sao cái tên này thuộc top những Văn phòng ảo nổi tiếng nhất. Các gói dịch vụ theo tháng dao động từ 500.000 đến 4.000.000 VND. Ngoài ra có gói chuyên nghiệp tính theo giờ, giá cả cũng khá “chát”. Phong cách của WinPlace được decor theo style trẻ trung, chuyên nghiệp. Nếu bạn muốn những góc có tính trầm” hoặc “nghiêm túc hơn” thì vẫn có thể thoải mái lựa chọn. Khá thích hợp với những công ty công nghệ hoặc tư vấn dịch vụ cho khách hàng dưới 60 tuổi. Ngoài ra Winplace cũng là một Co-working-Space lý tưởng cho các Freelancer tự do.
2 – I-Office – Số 04 Đường Nguyễn Đình Chiểu, ĐaKao, Quận 1
Thêm một địa chỉ nằm ngay tại quận 1. I-Office mang đến cảm giác khá “nghiêm túc” và chỉn chu của một công tư tư vấn tài chính. Bạn có thể sẽ ấn tượng bởi bầu không khí cực kỳ chuyên nghiệp như đang làm việc trong một tập đoàn lớn.
3 – Regus – 2 Ngô Đức Kế, Quận 1
Với hơn 2300 văn phòng ảo nằm trên hơn 100 quốc gia và vùng lãnh thủ. Có thể nói Regus đích thực là một đại gia trong ngành cung cấp dịch vụ văn phòng ảo. Bạn có thể trải nghiệm đa dạng nhiều phong cách tại đây. Thậm chí là re-decor để hướng tới cái nhìn mong muốn cho doanh nghiệp. Regus cho người bước chân vào cảm giác như sự kết hợp giữa một thư viện với một công ty hiện đại. Ánh sáng tự nhiên được khai thác rất tài tình cũng là một điểm cộng ở nơi này.
Xem thêm >>> Vay Tiền Bằng Thẻ Sinh Viên – Những Địa Chỉ Uy Tín Cho Bạn
Tại Hà Nội
1- AF Office (nhiều địa chỉ)
Sở hữu ba cở sở đều to đẹp – bắt mắt ở Thủ Đô. AF Office chắc hẳn là cái tên quen thuộc với nhiều công ty và bạn trẻ. Với phong cách hiện đại và trẻ trung. Ngay từ những giây đầu tiên bước vào, bạn sẽ có cảm giác như mình đang ngồi trong một quán cà phê đích thực. Không gian của AF cực kỳ sáng và thoáng đãng.
2 – OFFICE SPACE – Khu đô thị Mễ Trì Hạ, Đường Phạm Hùng, Quận Nam Từ Liêm
Với tiền thân là một công ty bất động sản, không lạ khi style của OffielceSpace lại có vẻ “đứng đắn” hơn đa phần những văn phòng ảo cùng thị trường. Tại đây, bạn có thể bắt gặp những phòng họp và không gian làm việc nhóm đậm chất doanh nghiệp. Thậm chí các giám đốc còn được trang bị phòng riêng. Các văn phòng của hệ thống này tương đối khác nhau do địa điểm phân bố rộng tùy tòa nhà.
3 – Regus (Nhiều địa chỉ)
Tiếp tục là cái tên đã bảo chứng danh tiếng ở Thành Phố HCM. Tại Hà Nôi, Regus cũng có 04 cơ sở nằm tại các quận trung tâm. Nếu so sánh sự khác biệt giữa hai miền thì hầu như không có sự khác biệt lắm. Vẫn là phong cách trẻ trung, sử dụng ánh dáng sự nhiên tối đa và dĩ nhiên là “view” đẹp miễn bàn.
Xem thêm >>> Cách Chụp Ảnh Đẹp Lung Linh Mà Không Cần Có Máy Ảnh Xịn
